TENIAMO I COSTI SOTTO CONTROLLO (prima che i costi controllino noi)… Come fare a far si di non avere sorprese e di essere consapevoli che quello che si fa stia generando utili (o per lo meno coprendo le spese)? Esistono sistemi vari semplici e complessi, che possono aiutare nel controllo di gestione, tuttavia il principio su cui si basano è abbastanza semplice e anche ovvio. Cerco di non cadere in tecnicismi e spero di non semplificare troppo (per evitare che i miei professori di ragioneria mi scomunichino):

1 Come faccio a conoscere i costi? Possiamo individuare diverse tipologie di costo, con comportamenti differenti a seconda della loro natura. Ci sono spese che si possono considerare investimenti, che quindi servono a mettere in piedi la struttura, come l’acquisto di macchine e mobili da ufficio, oppure l’acquisto dell’ufficio stesso e così via. Questa tipologia di costo ha la caratteristica di servire a far funzionare la baracca per più anni, quindi vengono ammortizzati in diversi anni, ossia il loro valore decade in più di un’esercizio (non significa che l’uscita di cassa viene necessariamente suddivisa in più anni, anzi purtroppo non sempre).

Ci sono poi costi che servono a far si che l’attività funzioni, ma sono slegati dalla produzione, l’affitto del negozio per esempio o i costi del personale sono costi che bisogna comunque pagare anche se non si vende nulla, sono i costi fissi.

Ci sono infine i costi di produzione, quelli legati alla produzione di beni e servizi, nel caso di un’agenzia viaggi possono essere spese di connessione in rete, spese bancarie, assicurazioni. Tutti quei costi che aumentano all’aumentare della produzione.

2 E i Ricavi? o meglio e gli utili? Iniziamo con il precisare che ogni attività deve essere in utile, deve poter avere fondi propri da investire per la sua crescita e sviluppo, deve poter remunerare l’investimento del titolare e degli eventuali soci. Ricorrere solo al debito rischia di generare un circolo vizioso che non fa che far crescere i costi fissi e tenere l’attività in sofferenza. Ogni anno bisogna far si che l’attività possa con le sue entrate coprire tutti i costi, ripagare i debiti, accumulare quote di riserva e remunerare i titolari o soci (attenzione la remunerazione di cui parlo non è lo stipendio del titolare, ma la remunerazione del rischio che si è preso per mettere in piedi l’attività, lo stipendio è una voce dei costi). Quindi bisogna calcolare una quota di utile da raggiungere.

3 Il venduto? Il prodotto o servizio che si vende ha un prezzo per il cliente, ed un costo che noi si deve sostenere per pagare i fornitori di servizi. La differenza (in media il 10%) è la marginalità che possiamo ottenere. Questa somma è quella che conta, ed è quella che dobbiamo tener presente per coprire tutti i costi e generare utile.

4 Come mettere insieme i dati? Cerco di suggerire un sistema semplice, basato su un anno (anche se suggerisco di proiettarlo su almeno 3 anni in modo da avere una visione più strategica), dunque bisogna iniziare ad elencare gli investimenti e la loro quota di competenza anno per anno, i costi fissi (tutti) e la quota di utile che si deve raggiungere sommare i valori annuali e suddividerli per i mesi dell’anno. Poi in base al venduto storico o a stime che si possono fare, possiamo sapere quanto dobbiamo produrre per coprire questi costi. Non dimentichiamoci che ogni singolo servizio produce costi variabili che vanno ad aumentare il numero di pratiche da chiudere, quindi abbiamo il totale del venduto necessario a coprire i costi fissi e l’utile richiesto, che genera dei costi variabili che a loro volta devono essere coperti con un ulteriore numero di pratiche, incrementando il totale del venduto.

A questo punto abbiamo un obiettivo da raggiungere, ossia a fine anno dobbiamo aver venduto un certo numero di servizi e incassato un certo ammontare di denaro. Il prossimo passo è la suddivisione del totale per i mesi annuali; dallo storico dell’attività dell’agenzia, posso sapere quanto vendo in percentuale mese per mese, è sufficiente applicare queste percentuali al totale ottenuto e avremo gli obiettivi mensili.

Bene ma a che serve tutto questo, il venduto dipende dal cliente. Vero, ma sapere quello che si deve ottenere permette di organizzare meglio l’attività, di pianificare le vendite, e sopratutto di controllare in tempo reale i risultati potendo scoprire in anticipo se c’è il rischio di non raggiungere gli obiettivi. Questa informazione può permetterci di fare qualcosa per ridurre la perdita o evitarla (con una riduzione dei costi o un incremento delle vendite, o un cambio di prodotto), in questo modo non è più solo il mercato o la crisi che determinano i risultati, ma abbiamo la possibilità di fare qualcosa.